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Come semplificare e organizzare lavoro e collaborazioni con Trello!

Capita spesso che molte agenzie si ritrovano con diversi progetti aperti insieme a dei collaboratori freelance esterni e talvolta può diventare davvero stressante riuscire a gestire tutto e tutti, specialmente se alle spalle non si ha una solida organizzazione. Bisogna tener conto dei clienti che vogliono sapere a che punto è il lavoro che vi ha commissionato; ci sono i collaboratori che vi richiedono maggiori informazioni sul progetto assegnatogli, magari vi tartassano per email o sul cellulare ed infine ci siete voi, la vostra agenzia, con tutti gli altri impegni, scadenze, cose da fare e via dicendo.

Con una buona gestione e un’ottima organizzazione, possiamo risolvere tutti questi problemi, incrementare il tempo libero ed è proprio qui che entra in campo Trello.

Trello è un tool gratuito per il project management, totalmente web-based (quindi senza dover installare nulla sul tuo pc) e sopratutto puoi utilizzarlo ovunque anche grazie all’app disponibile su tutti i sistemi operativi per smartphone (Android, Ios, Windows phone e Kindle).
Io personalmente l’ho conosciuto circa un anno fa quando, seguendo la mia passione per il gaming, ho scoperto che molte software house nascenti che stavano realizzando i loro primi videogames, si appoggiavano a Trello per gestire il progetto, per far conoscere ai fan l’avanzamento del videogioco e per raccogliere feedback ed idee dagli stessi fan.

“Perchè non provarlo” – Mi son chiesto. “E’ gratis!”

Ciò che mi ha lasciato a bocca aperta di questo tool è la facilità di utilizzo nonostante abbia una versatilità a 360°, puoi fare di tutto, lo potresti utilizzare per progettare e gestire ogni cosa nella tua vita professionale e/o privata.

Alcuni esempi di utilizzo:

Creare una ToDo List settimanale

Trello Weekly Screenshot

Creare una board con la To Do List settimanale inserendo tutti gli impegni presi.

 

 

Lista completa dei progetti non conclusi

Trello project list example

Avere una lista completa di tutti i progetti aperti in un’unica pagina

 

Visualizzarne l’avanzamento di ogni progetto assegnato

Trello projects example

Visualizzare l’avanzamento di ogni progetto assegnato ad un collaboratore per tener sotto controllo il suo lavoro

 

Puoi fare una pagina per i vari pagamenti, con acconti e mancati pagamenti; puoi fare una pagina con una lista di argomenti da trattare nel tuo blog e spuntare l’argomento man mano che lo pubblichi o addirittura usarlo per far vedere al tuo cliente l’avanzamento del suo progetto con qualche bozza grafica, lasciandogli magari la possibilità da utente di replicare. Ci sono davvero infinite cose da fare con Trello, tutto utilizzando semplicemente boards, liste, carte ed utenti.

Le boards altro non sono che le macro categorie da utilizzare per poter inserire al suo interno le liste per elencare le varie voci (carte). Giusto per capirci meglio:

 

Trello boards example

Esempio di 5 boards: JomayLab Blog lista argomenti; lista collaboratori; lista progetti non conclusi; ToDo list settimanale; pagamenti: acconti e saldi

 

Trello Weekly Screenshot

Esempio di liste: Project X; Project Y; Project Z; Project K. Esempio di carte: Naming – proposte del nome del progetto; contenuti del progetto: biglietto da visita, etc

 

Ovviamente ad ogni carta può essere attribuito un utente (che può essere nel nostro caso un collaboratore o un cliente) a cui dare un determinato compito con tanto di scadenza ben visibile tramite una variazione di colore man mano che la data della scadenza si avvicina.

Questo tool può davvero essere di grande aiuto alle agenzie e ai tanti freelance per avere una migliore gestione del tempo e delle risorse. Io ne sono rimasto affascinato, e voi?
Fatemi sapere cosa ne pensate!

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